Komunikasi dan Kelompok dalam Organisasi

Komunikasi selalu dijumpai dalam organisasi karena per definisi organisasi terdiri dari banyak orang. Demikian pula karena organisasi sendiri dari banyak orang, pembentukkan kelompok tidak bisa dihindari.

1.    Arti Pentingnya Komunikasi

Komunikasi yang efektif penting bagi manajer dalam dua hal:

a.       Komunikasi merupakan proses yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

b.      Komunikasi merupakan kegiatan yang menghabiskan sebagian besar waktu manajer.

Rencana yang dibuat perlu dikomunikasikan, pengorganisasian memerluakan komunikasi dengan anggota-anggota organisasi, pengarahan tidak bisa dilakukan tanpa komunikasi, dan pengawasan harus dilakukan dengan komunikasi, dan hasilnya juga kadang-kadang perlu dikomunikasikan. Hal-hal ini yang menyebabkan komunikasi sering disebut sebagai dasar fungsi-fungsi manajemen.

2.    Komunikasi antar individu

Komunikasi bisa didefinisikan sebagai suatu proses dimana orang-orang mencoba berbagai pengertian lewat transmisi pesan-pesan yang dinyatakan dalam simbol. Definisi itu menunjukkan bahwa komunikasi menyangkut:

(1)   Orang-orang

(2)   Berbagai pengertian (yang menunjukkan bahwa dalam berkomunikasi itu orang-orang harus sepakat mengenai arti istilah-istilah yang dipergunakan)

(3)   Bersifat simbolis (misalnya suara, huruf, angka, isyarat, dab sebagainya).

Dalam organisasi sering timbul masalah apakah suatu komunikasi sebaliknya satu arah ataukah dua arah. Untuk itu beberapa hal bisa dipertimbangkan:

a.       Komunikasi satu arah jauh menghemat waktu dibandingkan dua arah.

b.      Komunikasi dua arah lebih akurat atau cermat daripada satu arah.

c.       Penerima pesan lebih yakin dengan pesan yang disampaikan apabila dipergunakan komunikasi dua arah.

d.      Pengirim pesan lebih mudah merasa “diserang” apabila dipergunakan komunikasi dua arah.

e.       Komunikasi satu arah akan lebih teratur daripada dua arah.

3.    Hambatan Komunikasi yang Efektif

Beberapa hambatan untuk komunikasi yang efektif yang sering dijumpai adalah:

a)      Perbedaan Persepsi

Salah satu hambatan utama dalam komunikasi adalah perbedaan individu. Perbedaan dalam pendidikan, pengalaman, dan nilai-nilai yang dianut, menyebabkan seseorang bisa menafsirkan suatu yang sama secara berbeda.

b)      Perbedaan Bahasa

Istilah “akan dikerjakan dalam waktu singkat” mungkin berbeda antara satu dapartemen dengan dapartemen yang lain. Dapartemen yang satu mungkin menafsirkan dalam beberapa hari, dapartemen lainnya mungkin beberapa bulan.

c)      Noise

Istilah ini agak sulit diterjemahkan karena bisa berarti gangguan dalam komunikasi. Misalnya, kebiasaan menyebutkan “penting” dalam setiap pekerjaan, akan menyebabkan hal-hal yang benar-benar penting  nalah diabaikan. Ini merupakan salah satu contoh noise.

d)     Reaksi Emosi

Emosi bisa menimbulkan salah tangkap apa yang sebenarnya dimaksudkan

4.    Kelompok dalam Organisasi

Kelompok (atau group) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam organisasi. Menjadi tugas manajer untuk memanfaatkan kelompok itu sebaik-baiknya.