Komunikasi dalam Manajemen

A.  Definisi Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Definisi Menurut para ahli

·      Raymond Ross

Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

·      Carl I. Hovland

Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.

·      Bernard Barelson & Garry A. Steiner

Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

·      Colin Cherry

Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

·      William J. Seller

William J.Seller mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

A.  Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antarmanusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1.    Penginterpretasian.

2.    Penyandian.

3.    Pengiriman. Perjalanan.

4.    Penerimaan.

5.    Penyandian balik.

6.    Penginterpretasian.

Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya,proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budikomunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

Penyandian

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusiaberfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

Pengiriman

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambangkomunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesanditerima oleh komunikan.

Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniahkomunikan.

Penyandian Balik

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

Penginterpretasian

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

Proses komunikasi dapat dilihat pada skema di bawah ini:

Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

1.    Perspektif psikologis.

2.    Perspektif mekanis.

Perspektif Psikologis

Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encoding ditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

Perspektif Mekanis

Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasaverbal/non verbal.

Komunikasi ini dibedakan :

1.    Proses komunikasi primer.

2.    Proses komunikasi sekunder.

3.    Proses komunikasi linier.

4.    Proses komunikasi sirkular.

Proses Komunikasi Primer

Proses komunikasi primer adalah penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan menggunakan lambang sebagai media.

Proses Komunikasi Sekunder

Merupakan penyampaian pesan dengan menggunakan alat setelah memakai lambang sebagaimedia pertama.

Proses Komunikasi Linier

Penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan sebagai titik terminal.

Proses Komunikasi Sirkular

Terjadinya feedback atau umpan balik dari komunikan ke komunikator.

B.  Hambatan Komunikasi

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

·         Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

·         Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

·         Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

·         Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

C.  Definisi Komunikasi Interpesonal Efektif

Komunikasi interpersonal dapat dikatakan efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh pengirim pesan, pesan ditindaklanjuti dengan sebuah pembuatan secara suka rela oleh penerima pesan, dapat meningkatkan kualitas hubungan antarpribadi, dan tidak ada hambatan untuk hal itu Hardjana (2003) dalam Suranto (2011).

Berdasarkan definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa komunikasi interpersonal dikatakan efektif apabila memenuhi tiga persyaratan utama, yaitu pesan yang dapat diterima dan dipahami oleh komunikan sebagaimana dimaksud oleh komunikator, ditindak-lanjuti dengan perbuatan secara sukarela, dan meningkatkan kualitas hubungan antar pribadi.

1.    Pengertian yang sama terhadap makna pesan

Salah satu indikator yang dapat digunakan sebagai ukuran komunikasi dikatakan efektif, adalah apabila makna pesan yang dikirim oleh komunikator sama dengan makna pesan yang diterima oleh komunikan.

Pada tataran empiris, seringkali terjadi mis komunikasi yang disebabkan oleh karena komunikan memahami makna pesan tidak sesuai dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

2.    Melaksanakan pesan secara suka rela

Indikator komunikasi interpersonal yang efektif berikutnya adalah bahwa komunikan  menindak lanjuti pesan tersebut dengan perbuatan dan dilakukan secara suka rela, tidak karena dipaksa. Hal ini mengindikasikan bahwa dalam proses komunikasi interpersonal, komunikator dan komunikan memiliki peluang untuk memperoleh keuntungan. Komunikasi interpersonal yang baik dan berlangsung dalam kedudukan yang setara (tidak superior-inferior) sangat diperlukan agar kedua belah pihak menceritakan dan mengungkapkan isi pikirannya secara suka rela, jujur, tanpa merasa takut. Komunikasi interpersonal yang efektif mampu mempengaruhi emosi pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi itu kedalam suasana yang nyaman, harmonis, dan bukan sebagai suasana yang tertekan. Dengan demikian seberapa baik seseorang melakukan komunikasi dan interaksi antarpersona dengan orang lain, dapat dilihat dari bagaian dia mampu mencapai tujuan komunikasi secara sehat dan adil, bagaimana ia memberdayakan orang lain, dan bagaimana ia mampu menjaga perasaan dan harga diri orang lain.

3.    Meningkatkan kualitas hubungan antarpribadi

Efektivitas dalam komunikasi interpersonal akan mendorong terjadinya hubungan yang positif terhadap rekan, keluarga, dan kolega. Hal ini disebabkan pihak-pihak yang saling berkomunikasi merasakan memperoleh manfaat dari komunikasi itu, sehingga merasa perlu untuk memelihara hubungan antarpribadi. Seringkali orang tidak menyadari pentingnya masalah interaksi antarmanusia, karena sebagian orang beranggapan bahwa yang terpenting adalah modal kekuasaan dan modal material. Kalau dua modal itu berada ditangan, dikiranya segala urusan menjadi lancar dan berpihak kepadanya.

Padahal kecakapan dalam komunikasi interpersonal merupakan aset yang penting dalam hubungan bermasyarakat. Banyak orang yang menjadi sukses karena mereka memiliki hubungan yang sangat baik dengan orang lain. Mereka menanamkan identitas yang positif kepada orang lain sehingga mereka memiliki image yang baik dimata masyarakat. Dengan demikian, mereka memiliki kesempatan lebih untuk mendapatkan kepercayaan dari orang lain dibandingkan dengan mereka yang tidak memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik.

D.  Komunikasi Interpersonal Efektif mencakup Componental & Situational

Perbedaan keberhasilan komunikasi, ditentukan oleh faktor-faktor yang diklasifikasikan ke dalam dua kategori, yaitu yang berpusat pada personal (person-centered prespective) dan yang berpusat pada situasi (situation – centered perspektive). Faktor yang berpusat pada personal, misalnya kecakapan berkomunikasi yang dimiliki oleh seseorang, sedangkan yang berpusat pada situasi misalnya karakteristik sosial budaya masyarakat sekitar.

1.    Faktor Personal

Faktor personal timbul dari dalam diri individu. Bahwa dalam menanggapi proses komunikasi antarpribadi, akan dipengaruhi berbagai keadaan yang ada pada diri individu. Secara garis besar faktor personal dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu faktor biologis dan psikologis.

a)    Faktor Biologis

Manusia adalah makhluk biologis yang tidak berbeda dengan hewan. Ada beberapa penelitian yang menunjukkan pengaruh motif biologis terhadap perilaku biologis antarmanusia. Tahun 1950 keys dan rekan-rekannya menyelediki pengaruh rasa lapar. Selama 6 bulan, 32 subjek bersedia menjalani eksperimen setengah lapar. Selama eksperimen, terjadi perubahan kepribadian yang dramatis. Mereka menjadi mudah tersinggung, sukar bergaul, dan tidak dapat konsentrasi. Pada akhir minggu ke-25, makanan mendominasi pikiran, percakapan, dan mimpi. Laki-laki lebih senang membayanngkan cokelat daripada wanita cantik. Penelitian ini membuktikan bahwa faktor biologis berupa rasa lapar yang dirasakan oleh individu akan berpengaruh terhadap kepribadianya. Artinya dalam proses komunikasi interpersonal, suatu simbol atau pesan akan dipersepsi berbeda oleh orang yang secara personal dalam keadaan lapar dan tidak lapar.

Dilihat dari variabel jenis kelamin yang dihubungkan dengan kegemaran atau hobi, juga menunjukkan adanya perbedaan karakterik biologis antara pria dan wanita. Pada umumnya wanita menyukai makanan sejenis rujak, acara televisi yang disukai adalah sinetron keluarga dll. Sedangkan Pada umumnya pria menyukai makanan sate kambing, acara televisi yang disukai adalah siaran sepak bola atau tinju, rela menghabiskan waktu dengan memancing dan sebagainya.  Perbedaan kesenangan ini, dapat dipergunakan sebagai rujukan dalam merangsang komunikasi interpersonal.

Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa kondisi biologis yang memadai seperti kesehatan yang baik, konsentrasi yang bagus, dan sebagainya akan mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penerapan konsep ini, apabila kita ingin berkomunikasi dengan mengusung tujuan yang penting, maka sebaiknya mempertimbangkan kondisi biologis baik pada diri kita maupun pihak yang akan kita ajak berkomunikasi.

2)   Faktor Psikologis

Manusia adalah makhluk yang mempunyai daya psikologis seperti pengetahuan, kehendak, sikap, dan sebagainya. Kita dapat mengklarifikasikan ke dalam tiga komponen, yaitu komponen kognitif, afektif, dan konatif. Komponen kognitif adalah aspek intelektual yang berkaitan dengan apa yang diketahui  manusia. Ketika terlibat dalam proses komunikasi interpersonal, maka komponen kognitif ini memiliki peranan yang penting dalam memaknai pesan dan simbol.Artnya, maka simbol itu selalu terkait dengan apa yang diketahuinya. Contoh: orang Yogjakarta ketika melihat bendera warna putih, memaknai sebagai pertanda bahwa ada orang yang meninggal. Permaknan itu menunjuk adanya pengetahuan yang dimilikinya. Masyarakat pendesaan di Jawa ketika mendegar bunyi pengeras mengalunkan gending-gending jawa, memberi makna ada yang melangsungkan acara hajatan, kemudian mereka akan mendatanginya untuk memberikan sumbangan sebagai ungkapan kebersamaan.

Komponen kognitif merupakan aspek emosional, seperti sikap simpati, ragu-ragu, setuju, curiga, benci, dan sebagainya. Komponen afektif ini juga mempunyai pengaruh dalam komunikasi interpersonal. misalnya dengan orang yang kita senangi, kita selalu mempercayai ucapanya. Terhadap orang yang kita benci, kita selalu berseberangan dengan ide-idenya. Komponen afektif terdiri dari:

·      Motif sosiogenetif, Motif sosiogenetif sering juga disebut dengan motif sekunder sebagai lawan motif primer (motif biologis). Motif sosiogenetif ini sangat besar perananya dalam mebentuk perilaku komunikasi. Berbagai klarifikasi motif sosiogenetif menurut berbagai ahli. W. I. Thomas dan Florian Znaniekcki :

a)      Keinginan memperoleh pengalamamn baru

b)      Keinginan untuk mendapatkan respon

c)      Keinginan akan pengakuan

d)     Keinginan akan rasa aman

·      Sikap adalah perasaan seseorang tentang objek, aktivitas, peristiwa dan orang lain. Perasaan ini menjadi konsep yang mempresentasikan suka atau tidak suka. Sikap bersifat positif, negatif, atau netral. Sikap dapat mendorong seseorang menjadi ambivalen terhadap objek, yang berart ia terus menerus mengalami keragu-raguan berpendirian positif dan negatif terhadap peristiwa tertentu. Terdapat pengaruh sikap terhadap perilaku komunikasi interpersonal dan sering kali bersifat irasional.

·      Emosi, emosi menunjukkan kegonjangan organisme yang disertai oleh gejala-gejala kesadaran, keperilakuan, dan proses fisiollogis. Bila orang yang anda cintai melecehkan anda, anda akan berekasi secara emosional, karena itu dilakukan secara sadar. Jantung anda kan berdetak lebih cepat, kulit memberikan respon dengan mengeluarkan keringat, dan napas terengah-engah (proses fisiologis). Anda mungkin membalas cemoohan itu dengan kata-kata keras.

3)   Faktor Situasi

Salah satu faktor yang mempengaruhi perilaku manusia adalah faktor situasional. Menurut pendekatan ini, perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi. Faktor-faktor situasional ini berupa

a.    faktor ekologis, misal kondisi alam atau iklim

b.    faktor rancangan dan arsitektural, misal penataan ruang

c.    faktor temporal, misal keadaan emosi

d.   suasana perilaku, misal cara berpakaian dan cara berbicara

e.    teknologi

f.     faktor sosial, mencakup sistem peran, struktur sosial dan karakteristik sosial individu

g.    lingkungan psikososial yaitu persepsi seseorang terhadap lingkungannya

h.    stimuli yang mendorong dan memperteguh perilaku

Daftar Pustaka

Christina, dkk., 2003. Komunikasi Kebidanan. Jakarta: EGC.

Suranto. 2011. Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu, Edisi Pertama

T. Hani Handoko. 1986. Manajemen. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta

Tyastuti, dkk., 2008. Komunikasi dan Konseling Dalam Praktik Kebidanan. Yogyakarta: Fitramaya.

Vardiyansah, 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Bogor: Ghalia Indonesia.

Wiryanto, DR., 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi. Cetakan Ketiga. Jakarta: PT Grasindo.