Tugas Sofkill Psikologi Manajemen

Irene Wulan Juita Zalukhu

13511677

3PA06

A.  Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.      Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasi adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengorganisasian dianggap penting karena managertidak bisa melakukan semua pekerjaan tersebut sendirian, dan dengan membagi pekerjaan secara tepat, pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih efesien. Dalam pengorganisasian dua aspek penting yang perlu dipahami adalah pembagian kerja (division of work) dan pembagian bagian (Departmentalization).

2.      Definisi Struktur organisasi

Struktur Organisasi  adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapkan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara satudengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan gubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan. Dengan adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan komunitas organisasi bisa tetap bertahan. Ada 4 elemen dalam struktur, yaitu Spesialisasi aktivitas, standarisasi aktivitas, koordinasi aktivitas, dan besar unit kerja.

3.      Pengorganisasian sebagai fungsi Manajemen

Dalam pengorganisasian terdapat bermacam-macam teori tentang organisasi. Dari semua teori itu tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.

B.  Actuating dalam Manajemen

1.      Definisi Actuating

Actuating adalah suatu tindakanuntuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi, actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dkehendaki secara efektif.

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo actuating yaitu pengaktifan orang-orang sesuai dengan rencana dan pola organisasi yang telah ditetapkan.

Dia pun membuat perincian pekerjaan manajer dalam segi actuating seperti:

1)  Melakukan kegiatan antisipasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan.

2)  Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik-baiknya.

3)  Memotivasi anggota.

4)  Berkomunikasi secara efektif.

5)  Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh.

6) Memberi imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan  pekerjaan dengan baik.

7) Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya.

8) Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk perusahaan.

Fungsi pokok adanya actuating adalah sebagai berikut:

1.    Mempengaruhi seseorang supaya bersedia menjadi pengikut

2.    Menaklukkan daya tolak seseorang

3.    Membuat sesorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih baik

4.    Mendapatkan, memelihara dan menumpuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja.

5.    Menanamlan, memelihara dan menumpuk rasa tanggung jawab seseorang terhadap Tuhannya, Negara dan masyarakat.

2.      Pentingnya Actuating

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi SDM dan Non manusia pada pelaksanaan tugas. Semua SDM yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai misi, visi, dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Prinsip Actuating

Menurut Kurniawan, prinsip-prinsip acruating antara lain:

1)      Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

2)      Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

3)      Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

4)      Menghargai hasil yang baik dan sempurna

5)      Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

6)      Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

7)      Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Sedangkan menurut Haris, actuating yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah pada tujuan, prinsip keharmonisasian dengan tujuan, dan prinsip kesatuan komando.

C.  Mengendalikan Fungsi Manajemen

1.      Definisi Mengendalikan (Controling)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

a.      penetapan standar pelaksanaan;

b.      penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

c.      pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

 d.      pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan    penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan

e.       pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2.      Langkah-langkah dalam Controling

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu:

 a)      Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

b)      Mengukur prestasi kerja.

c)      Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

d)      Mengambil tindakan korek

3.      Tipe-tipe Controling

1.      Pengendalian karyawan (Personal control).

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

2.      Pengendalian keuangan (financial control)

Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.

3.      Pengendalian produksi (Production control).

Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4.       Pengendalian waktu (Time control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5.      Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.      Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

7.      Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

8.      Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang. 

9.      Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan. 

A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.

Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.

Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB. Saunders Company.

Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.

H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen.Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.

T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.

Reksohadiprodjo, Sukanto. 1984. Dasar-dasar Management. Yogyakarta: BPFE

Husnan, Suad. 1989. Manajemen Pokok-pokok Pengertian dan Soal Jawab.Yogyakarta: BPFE

Pendekatan Manajemen Modern

Suatu anggapan yang digunakan dalam pendekatan ini adalah bahwa manusia memiliki kebutuhan yang berkeaneka ragam dan mengalami perubahan yang begitu cepat. Oleh karena itu pendekatan manajemen modern menilai bahwa tidak ada satu cara atau pendekatan yang dapat digunakan pada seluruh situasi. Walaupun demikian, pendekatan ini tetap mengakui gagasan-gagasan yang dikemukakan dalam teori manajemen klasik dan sumber daya manusia. Manajemen modern pada dasarnya dibangun atas dua konsep utama, yaitu:

1.              Teori Perilaku

Pandangan-pandangan umum dalam teori perilaku ini ditandai oleh tiga tingkatan kelompok perilaku, yaitu:

1.       Perilaku individu per individu,

2.       Perilaku antar kelompok-kelompok sosial

3.       Perilaku antar kelompok sosial

Adapun pokok-pokok pikiran yang dikemukakan oleh para penganut teori perilaku tersebut dapat dirangkum sebagai berikut:

1)             Organisasi sebagai  suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus dengan situasi.

2)             Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.

3)             Manajemen harus sistematik, dan pendekatan yang digunakan harus tujuan pertimbangan secara hati-hati.

4)             Manajemen teknik dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan prosedur dan prinsip).

Selain empat pokok pikiran diatas, berdasarkan hasil riset perilaku dapat dikemukan sebagai berikut:

(1)           Manajer masa kini harus diberikan latihan dalam pemahaman prinsip-prinsip dan konsep-konsep manajemen.

(2)           Organisasi harus menjalankan iklim yang mendatangkan kesempatan bagi karyawan untuk memuaskan seluruh kebutuhan mereka.

(3)           Unsur manusia adalah faktor kunci penentu sukses atau kegagalan pencapaian tujuan organisasi.

(4)           Komitmen dapat dikembangkan melalui partisipasi dan keterlibatan para karyawan.

(5)           Pola-pola pengawasan dan manajemen positif yang menyeluruhkan mengenai karyawan dan reaksi mereka terhadap pekerjaan.

(6)           Pekerjaan setiap karyawan harus disusun sedemikian rupa sehingga memungkin mereka mencapai kepuasan diri dari pekerjaan tersebut.

2.              Teori Kuantitatif (management science)

Teori kuantitatif memfokuskan perhitungan manajemen didasarkan atas perhitungan-perhitungan yang dapat dipertanggung jawabkan keilmihannya. Dalam setiap pemecahan masalah harus terlebih dahulu diketahui masalahnya dengan melakukan kegiatan-kegiatan riset ilmiah, riset operasional, teknik-teknik ilmiah seperti kegiatan penganggaran modal , manajemen aliran kas, pengembangan stategi produksi, perencanaan program, pengembangan sumber daya manusia dan sebagainya.

Pendekatan-pendekatan semacam ini dikenal sebagai pendekatan manajemen science atau ilmu manajemen yang biasanya dengan prosedur dan langkah-langkah sebagai berikut:

(1)           Merumuskan masalah

(2)           Menyusun model matematik

(3)           Mendapatkan penyelesaian dari model

(4)           Manganalisis model dan hasil yang diperoleh dari model

(5)           Menetapkan pengawasan atas hasil-hasil

(6)           Mengadakan implementasi kegiatan

Pemecahan masalah manajemen dan pengambilan keputusan manajemen yang didasarkan atas pendekatan kuantitatif ini harus memberikan dasar kepada manajer menyangkut dasar-dasar kepada manajer menyangkut dasar-dasar pendekatan yang rasional.

Organisasi dan Manajemen

Organisasi dapat diartikan sebagai suatu pengaturan orang-orang secara sengaja untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Rumah sakit dimana pasien dirawat, penguruan tinggi tempat mahsiswa menuntut ilmu, bank tempat nasabah menabung, dan negara atau daerah tempat masyarakat tinggal merupakan bentuk- bentuk dari organisasi yang dapat kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Dari definisi dan contoh organisasi diatas, dapatlah diambil suatu kesimpulan bahwa organisasi umumnya memiliki tiga karakteristik utama, yaitu:

Karakteristik pertama adalah bahwa masing-masing organisasi memiliki tujuan-tujuan tertentu. Cerminan dari tujuan suatu organisasi biasanya tergambar pada sasaran-sasaran, baik jangka panjang maupun jangka pendek.

Karakeristik kedua adalah masing-masing organisasi memiliki orang-orang. Seseorang yang berusaha mencapai tujuannya sendiri bukanlah dikatakan sebagai berorganisasi. Organisasi adalah kelompok dua atau lebih orang yang ingin mencapai tujuannya.

Karakteristik ketiga adalah organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota dapat melaksanakan pekerjaannya dengan mudah. Struktur mencerminkan rantai komando dan perintah kepada siapa melapor dan kepada siapa tugas itu diberikan.

Karakteristik keempat adalah memiliki sistem dan prosedur. Karakteristik ini menggambarkan bahwa sebuah organisasi diatur berdasarkan aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan penuh komitmen.

Secara spesifik organisasi dapat memberikan beberapa manfaat begi masyarakat dan bisnis. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

1.             Organisasi mengubah kehidupan masyarakat. Manfaat ini bisa kita amati dan bannyaknya organisasi yang membuat kehidupan menjadi lebih baik.

2.             Organisasi sebagai penuntun pancapaian tujuan. Dengan organisasi pencapaian tujuan akan lebih efektif.

3.             Organisasi menawarkan karier. Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan tujuan.

4.             Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Dengan berorganisasi ilmu pengetahuan akan dapat ditingkatkan.

Pada umumnya manajemen dibagi menjadi beberapa fungsi, yaitu merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan dalam rangka usaha unruk mencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efesien. Hendry Fayol mengusulkan bahwa semua manajer paling tidak melaksanakan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisasi memerintah, mengkoordinasikan dan mengendalikan.

1.             Perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut. Melalui perencanaan seorang manajer akan dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan dan bagaimana cara unuk melakukannya.

2.             Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan proses pemberian perintah, pengalokasian sumber daya serta peraturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana.

3.             Pengarahan

Pengarahan adalah proses untuk menumbuhkan semangat (motivation) pada karyawan agar dapat bekerja keras dan giat serta membimbing mereka dalam melaksanakan rencana untuk mencapai tujuan yang efektif dan efesien.

4.             Pengendalian

Bagian terakhir dari proses manajemen adalah pengendalian (Controlling). Pengendalian dimaksudkan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sudah sesuai dengan rencana sebelumnya. Fungsi pengendalian mencakup empat kegiatan, yakni:

1.      Menentukan standar prestasi

2.      Mengukur prestasi yang telah dicapai selama ini

3.      Membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar prestasi

4.      Melakukan perbaikan jika terdapat penyimpangan dari standar prestasi-prestasi yang telah ditetapkan

Tugas Psikologi Manajemen

Tugas 1:

1.    Apa itu Manajeman?

Manajeman  adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan & pengawasan berbagai usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

2.    Sebutkan jenis manajeman?

a.    Manajemen Keuangan

Manajemen Keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya merencanakan dari mana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara bagaimana modal yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis yang dijalankan

b.    Manajemen Produksi

Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi.

c.    Manajemen Pemasaran

 Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada    intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan.

3.    Apa itu kepemimpinan?

Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi pihak lain. Keberhasilan seorang pemimpin tergantung kepada kemampuannya untuk mempengarhi orang lain, melalui komunikasi baik langsung maupun tidak langsung dengan maksud untuk menggerakkan orang-orang tersebut agar dengan penuh pengertian, kesadaran, dan senang hati bersedia mengikuti kehendak-kehendak pemimpin itu.

Tugas 2:

1.    Apa itu Perencanaan?

Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan-kegiatan fungsi perencanaan manager meliputi usaha pemilihan berbagai alternatif, tujuan strategi, kebijaksanaan, serta taktik lain yang akan dijalankan

2.    Manfaat perencanaan?

Beberapa manfaat dari perencanaan diantaranya memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Disamping itu perencanaan juga membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat.

3.    Jenis perencanaan dalam organisasi?

Ada 5 dasar pengklasifikasian rencana-rencana yaitu:

1)      Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.

2)      Tingkatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.

3)  Karakteristik-karakteristik (rencana), meliputi faktor-faktor kompleksitas, flaksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif, dan kualitatif.

4)      Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

5)      Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan sebagainya.

  Husnan, Suad. 1989. Manajemen Pokok-pokok Pengertian dan Soal Jawab.Yogyakarta: BPFE

  Reksohadiprodjo, Sukanto. 1984. Dasar-dasar Management. Yogyakarta: BPFE